Ali zasebnost domačega okolja spreminja ustaljena komunikacijska pravila poslovnega bontona? Kakšna pravila veljajo pri poslovnih sestankih prek spleta?
Koronavirus nam je pošteno spremenil življenje. Številne spremembe so nas doletele tako rekoč na vseh življenjskih področjih. V skrbi za zdravje in varnost, tako nas samih kot tudi naših sodelavcev in družbe nasploh, smo bili primorani spremeniti oziroma prilagoditi ustaljeni kontaktni način dela in neposredne komunikacije v živo.
Tako po novem bistveno več nalog kot v preteklosti opravimo na daljavo, naj si bo to opravek na banki ali sestanek s sodelavci oziroma poslovnimi partnerji. Navkljub zaostrenim zdravstvenim razmeram nismo prikrajšani niti za različna izobraževanja, čeravno na daljavo. Pri tem nam pomagajo različna digitalna orodja, kot so videokonferenčni klici, ki omogočajo, da naš delovni dan, čeprav od doma, poteka kar se da nemoteno. Številne digitalne rešitve nam tako omogočajo, da se naš delovni ritem lahko nemoteno nadaljuje in da naše delovne naloge opravimo tudi na daljavo.
Vendar je nova poslovna realnost terjala tudi številne prilagoditve ter nove vzorce ravnanj, ki jih prej zaradi odsotnosti tovrstne potrebe morda nismo povezovali z domačimi okolji. Temu ustrezno je bilo namreč treba prilagoditi tudi pravila bontona oziroma vedenja in vodenja sestankov. Čeravno le-ti potekajo na daljavo in vstopajo v naš domači prostor, to še ne pomeni, da za njih ne veljajo določena pravila obnašanja, podobno, kot če bi se sestanka udeležili v živo, seveda v nekoliko prilagojeni obliki.
Kakšna so torej pravila vedenja pri poslovnih sestankih prek spleta?
Ko smo udeleženci sestanka:
- Na sestanek ne zamujamo. Pridružimo se nekaj minut prej, nato pa z ugasnjeno kamero in mikrofonom počakamo na začetek sestanka.
- Ko se sestanek začne, kamero vklopimo. S tem pokažemo spoštovanje do ostalih udeležencev, medtem ko ima tisti, ki vodi sestanek, na ta način občutek, da ne govori v prazno.
- >Mikrofon naj bo ugasnjen, in sicer zato, da z morebitnimi zvoki iz svoje okolice ne motimo poteka sestanka. Ko se želimo vklopiti, pridružiti pogovoru ali zastaviti vprašanje, to naredimo s klikom na ikono »dvignjena roka« in počakamo na besedo. Sogovornikom ne skačemo v besedo, morebitne komentarje pa raje zapisujemo v klepet sestanka.
- Kolikor se le da, sodelujemo na sestanku. Kadar kdo izmed udeležencev počne druge stvari, kot na primer brska po telefonu ali spletu, odgovarja na sporočila, udeležencem sporoča, da ga dogajanje ne zanima preveč, to pa za sodelujoče ni ravno prijetno.
- Poskrbimo, da bomo sestanek spremljali z ustreznim ozadjem oziroma nekje, kjer se bomo lahko brez težav osredotočili na dogajanje in nas ne bo motilo dogajanje v drugih prostorih.
- Smo prijazni, primerno oblečeni, vljudni do drugih, govorimo jasno, poskrbimo za naravno gibanje, stik z očmi, pogled v kamero. Moteči glasovi, kričanje, glasen nakit ali prekrivanje mikrofona niso primerni.
Ko sestanek organiziramo sami:
- Vabilo pošljemo pravočasno oziroma vsaj nekaj dni prej. Po potrebi predhodno uskladimo termin, prav tako pa udeležencem sporočimo, kdaj bo poslana povezava do sestanka. Posredujemo lahko tudi osnovne informacije, kot so dnevni red in trajanje sestanka in podobno. Prav tako velja izpostaviti, ali se morajo udeleženci na kakšno temo posebej pripraviti.
- Približno uro pred sestankom, kadar je to potrebno, pošljemo povezavo, nekaj minut prej pa začnemo sprejemati udeležence. Kot organizator poskrbimo za varnost podatkov vseh udeležencev. Če se bo sestanek snemal, na to ob začetku sestanka opozorimo.
- Ko se sestanek začne, kot organizatorji udeležence pozdravimo, jim predstavimo potek sestanka in morebitne udeležence, ki se med seboj še ne poznajo. Udeležencem sporočimo pričakovanja sestanka. Če želimo, da imajo kamere prižgane, jim to povemo, kot jih tudi opozorimo na možnost sodelovanja z ikono »dvignjena roka« ali zastavljanje vprašanj v klepetu sestanka.
- Med sestankom smo vseskozi pozorni na to, če bi želel kdo izmed udeležencev morda kaj povedati in jim v primernem trenutku damo besedo.
- Kot gostitelji smo samozavestni. Če tema sestanka zaide ali se pogovori preveč vlečejo, udeležence ustavimo in usmerimo v pravo smer. Kot organizatorji skrbimo za rdečo nit in tudi za to, da sestanek ne presežete predvidenega časa trajanja.
- Ko se sestanek konča, se sodelujočim zahvalimo za sodelovanje in se od njih poslovimo, kot gostitelji pa se odklopimo zadnji.
Povzeto po: